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Zeitmanagement mit der Pomodoro Technik

Was haben Tomaten, Küchenuhren und Zeitmanagement miteinander gemeinsam?

Ablenkung im Arbeitsalltag

Unser Arbeitsalltag bietet uns viel zu viele Ablenkungsmöglichkeiten. Mit einer kleinen Zeitmanagementtechnik könnt ihr das in den Griff bekommen. 

Regelmäßige Pausen sind wichtig

Wer produktiv sein will, muss regelmäßig Pausen machen. Dabei hilft die Pomodoro-Technik, die wir euch heute ans Herz legen möchten. Die wurde in den 1980er-Jahren von einem italienischen Unternhehmer entwickelt und sie hat bis heute noch Hand und Fuß. Sie ist simpel und man benötigt nur eine Küchenuhr. Und weil die ursprüngliche Küchenuhr eine Tomatenform hatte, heißt die Technik eben „Pomodoro“. Viel mehr hat’s mit Tomaten auch nicht zu tun.

Zeitfresser stehlen uns die Produktivität

Das Grundproblem ist einfach: In unserem Arbeitsalltag gibt es viel zu viele Ablenkungsmöglichkeiten. Man kennt das: Man holt sich einen Kaffee, quatscht währenddessen mit einem Kollegen, im Homeoffice klingelt das Telefon, in der Küche könnte man die Spülmaschine nebenbei einräumen… und dann sind zwanzig Minuten vergangen, es gab fünf neue E-Mails und man hat eigentlich gar nichts geschafft. weil man sich hat ablenken lassen. Hier kommt diese Technik in’s Spiel, denn die bringt Struktur in den Arbeitsalltag und zwingt euch ein bisschen, euch an den Plan zu halten.

To-Do-Liste und Wecker

Was ist die Pomodoro-Technik? Ihr schreibt euch einen Zeitplan. Einen Plan, wo ihr konzentriert arbeitet und wo ihr kurze Pausen einlegt – und das alles im Wechsel. Alles, was ihr dafür braucht, ist ein Wecker. Mehr ist es nicht: Ihr stellt euch einen Wecker, der euch immer daran erinnert: Jetzt müsst ihr produktiv sein. Gut, ein bisschen komplizierter ist es schon, aber im Grunde ist es das eigentlich.

Besseres Zeitgefühl entwickeln

Die Methode ist so simpel, dass sie fast wieder banal erscheint, aber das ist sie nicht. Wer sie einmal angewendet hat, hat gelernt, ohne Unterbrechung fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Vor allem aber hilft diese Methode dabei, ein besseres Zeitgefühl zu bekommen, ohne sich dabei überarbeitet zu fühlen oder in einen Tunnel zu geraten. Ohne die ganzen kleinen Pausen wäre es eigentlich nur Akkordarbeit. Stattdessen schaltet man die üblichen Zeitfresser für eine bestimmte Zeit einfach aus. Man schottet sich im positiven Sinne ab, um produktiver zu sein.

Die Schritte der Pomodoro-Technik

Wie funktioniert diese Zaubermethode? Super-einfach. 

Schritt 1: Fangt eine To-Do-Liste an! Schreibt auf, was ihr heute alles erledigen wollt. 

Schritt 2: Wenn ihr damit fertig seit, dann stellt euch einen Wecker. Wichtig ist, dass dieser Wecker ein Signal von sich gibt. dass eine bestimmte Zeit um ist. Wir empfehlen: Fangt erst mal mit 25 Minuten an. 

Schritt 3. Nach dieser Zeit nehmt ihr eure To-Do-Liste und hakt ab, was ihr bereits erledigt habt und macht fünf Minuten Pause. 

Schritt 4: Nach dieser Pause fangt ihr wieder mit 25 Minuten an und das ganze macht ihr viermal. 

Schritt 5: Nach den ersten vier Einheiten macht ihr eine halbe Stunde Pause. Ihr könnt ein bisschen im Internet surfen, ihr könnt in die Küche gehen, ihr könnt mit den Kollegen quatschen. Alles, was vorher ein Zeitfresser war, ist jetzt erlaubt, denn ihr habt gerade 30 Minuten Pause. 

Schritt 6: Nach diesen 30 Minuten setzt ihr euch wieder an den Arbeitsplatz und ihr werdet merken: Ihr seid wieder fokussiert. Ihr könnt wieder produktiv sein. Und das für die nächsten 25 Minuten, denn danach ist wieder fünf MInuten Pause. Das macht ihr wieder viermal und habt danach wieder 30 Minuten Pause.

Passt das mit den Einheiten?

Viele werden jetzt sagen: Ok, in 25 Minuten schaffe ich ja gar nichts. Das stimmt nicht so ganz, probiert es erst einmal aus! Und wenn ihr merkt, dass das wirklich nicht ausreichend ist, probiert folgende drei Möglichkeiten aus: 

1. Sucht euch eine Aufgabe, die wirklich 25 Minuten dauert. 

2. Eine 25-Minuten-Einheit kann auch aus mehreren Aufgaben bestehen, wie zum Beispiel Mails checken, kurze Telefonate führen, eine Überweisung machen oder, oder, oder – so dass ihr wirklich diese 25 Minuten füllen könnt. 

3. Oder wenn ihr eine ganz große Aufgabe habt, dann unterteilt diese Aufgabe in mehrere Einheiten.

Hilfreiche Apps

Ihr könnt eine Küchenuhr nehmen, einen Wecker, einen Timer in eurem Handy einstellen – aber es gibt natürlich auch Apps dafür. Eine Million Apps, aber eine ziemlich coole ist Focus to do. Da gibt es sogar ein Google-Chorme-Plugin: Da könnt ihr eure To-Dos eintippen, eure Einheiten eintragen und dann synchronisiert ihr das mit dem Handy. Dann müsst ihr euch um Timer oder so etwas nicht kümmern. Ihr drückt nur auf „Play“, dass ihr die Aufgabe jetzt startet und euer Handy gibt euch ein Signal, wann ihr Pause machen könnt oder wann ihr wieder an eure Arbeit gehen sollt.

Selbstdiziplin ist nötig

Ihr merkt: Diese Methode braucht ein bisschen Disziplin und das ist auch ihr größter Nachteil: Ihr selbst. Ihr müsst euch daran halten, 25 Minuten lang konzentriert zu arbeiten und euch nicht ablenken zu lassen. Danach habt ihr wieder fünf Minuten Zeit für einen Kaffee, für ein bisschen facebook, für etwas Instagram. Dann nehmt ihr euch wieder Zeit, um fokussiert zu sein.

Vier Vorteile

Aber die Methode hat auch vier Vorteile. 

Vorteil 1: Impulskontrolle. Man lernt, in den 25 Minuten den Wunsch zu unterdrücken, jetzt ins Internet zu gehen, euch mal kurz ablenken zu lassen, ihr zwingt euch ja, fokussiert zu sein. 

Vorteil 2: Ihr lernt Selbstdisziplin. Indem ihr einen festen Rahmen an Intervallen schafft – egal, ob die zehn, 20 oder 25 Minuten lang sind – lernt ihr, euch an diesen Rahmen zu halten. 

Vorteil 3: Regeneration. Ihr seid gezwungen, jetzt Pause zu machen. Ihr könnt nicht, ihr müsst jetzt Pause machen. Steht auf, geht vom Rechner weg, macht euch einen Kaffee, macht euch einen Tee, entspannt euch. 

Vorteil 4: Konzentration. Die Konzentration wird besser, weil ihr besser auf euren Körper hört. 

Und zu guter Letzt natürlich, das, was wir alle wollen, wir werden produktiver. Dadurch, dass wir uns immer für eine Aufgabe Zeit nehmen, die wir danach abhaken können, sind wir nicht mehr multitaskingmäßig unterwegs, dass wir noch dies und das nebenher machen müssen. Jetzt gibt es eine Struktur, einen Plan, man kann produktiv sein.

Kurz zusammengefasst

Ihr braucht eine To-Do-Liste, in der ihr Aufgaben aufschreibt, was ihr heute erledigen müsst. Dann teilt ihr euren Arbeitstag auf, indem ihr 25 Minuten konzentriert arbeitet, fünf Minuten Pause macht und dann wieder 25 Minuten konzentriert arbeitet. Das macht ihr viermal, danach habt ihr 30 Minuten Pause und das macht ihr so lange, bis der Arbeitstag zu Ende ist. Die ersten Tage werden etwas ungewohnt sein, aber ihr kommt da schon rein. Und danach wollt ihr’s eigentlich nicht mehr missen.